1. Scheiden en sorteren
Als resultaat van stap 1, scheiden en sorteren, zijn alle overbodige zaken niet langer aanwezig op de werkplek. We behouden alleen datgene wat nodig is om een bepaalde taak of activiteit goed uit te kunnen voeren. Het is van groot belang deze stap samen met alle betrokken medewerkers uit te voeren. Het helpt om vooraf een duidelijke afbakening te maken van het gebied waaraan gewerkt wordt. Het team kan vervolgens met stickers of ‘tags’ alle aanwezige
voorwerpen categoriseren. Noodzakelijke spullen worden behouden, overbodige spullen worden verwijdert. Denk hierbij aan gereedschappen die niet meer gebruikt worden, materialen die beschadigt of verouderd zijn, persoonlijke bezittingen die eigenlijk niet op de werkplek horen te liggen of niet actuele informatie.
2. Schikken en ordenen
Nu er enkel nog spullen aanwezig zijn op de werkplek die we daadwerkelijk nodig hebben is het tijd voor de volgende stap; het zodanig schikken en ordenen van alle aanwezige spullen dat deze eenvoudig toegankelijk, makkelijk vindbaar en op een logische plek zijn opgeborgen. Hoe vaker iets gebruikt wordt, hoe makkelijk het toegankelijk zou moeten zijn.
Het is dus belangrijk gezamenlijk na te denken over waarom iets aanwezig moet zijn op de werkplek, hoe vaak iets gebruikt wordt en wat de meest slimme plek is om het op de bergen. Leg materialen die vaak samen gebruikt worden bij elkaar, zorg ervoor dat zware spullen niet te hoog liggen en leg zaken die frequent gebruikt worden bijvoorbeeld op ooghoogte.
3. Schoonmaken
Een belangrijke stap voor het instandhouden van de nieuwe werkomgeving is het zorgen voor een schone en nette werkplek. Denk hierbij aan de ‘broken window theory’. Deze theorie werd geïntroduceerd in 1982 door wetenschappers en stelt dat omgevingen die reeds vervuild zijn, meer vuil aantrekken. Alhoewel het hier over de leefbaarheid van wijken en steden gaat is hetzelfde principe toepasbaar voor de werkplek. Het gezamenlijk schoonmaken van de opnieuw ingerichte werkplek zal medewerkers motiveren om de werkplek ook netjes te houden. Daarnaast is een schone en opgeruimde werkplek veiliger, efficiënter en prettiger om in te werken. Uiteraard zou dit geen eenmalige actie moeten zijn en is het belangrijk om met elkaar spelregels af te spreken voor het vervolg. Denk hierbij aan een schoonmaakrooster, foto’s van de gewenst situatie en opvolgstructuren tussen bij voorbeeld medewerkers, leidinggeven en eventueel een technische dienst of IT-afdeling.
4. Standaardiseren
Eén van de richtinggevende lean principes is het standaardiseren van werkmethoden. Dit is ook het belangrijkste doel van de 4e stap van de 5S methode. Door standaardisatie borgen we dat iedereen op dezelfde manier werkt. Dit vergroot de kans op een constante en voorspelbare output van een proces of werkplek. Het gebruik van visual management technieken is hierbij van groot belang. Idealiter is het in ‘1 oogopslag’ duidelijk of er sprake is van een normale (volgens afspraak) situatie. Afwijkingen op deze ‘normaal situatie’ zijn daarmee direct zichtbaar en de prikkel om de situatie snel te herstellen is daarmee gegeven. Om een gestandaardiseerde werkomgeving te creëren kan je bijvoorbeeld gebruik maken van belijning, het labelen met kleurcodes, schaduwborden voor gereedschap of foto’s van hoe het eruit zou moeten zien.
5. Standhouden
Zoals eerder gezegd is het toepassen van de 5S Methode geen eenmalige oefening. Het instandhouden van de geoptimaliseerde werkomgeving gaat op lange termijn het verschil maken voor klanten, medewerkers en de organisatie. Het is daarom van levensbelang met elkaar goede afspraken te maken over de opvolging van de verschillende stappen, het managen van afwijkingen van de gestandaardiseerde werkplek en het organiseren van regelmatige audits. Leidinggeven zijn van groot belang in deze fase. Van teamleider tot operations manager, iedereen zal een rolmodel moeten zijn voor de medewerkers van de organisatie. Geef het goede voorbeeld, laat zien dat het belangrijk is, vier gezamenlijk de behaalde resultaten en successen én kom regelmatig kijken op de werkvloer, daar waar het gebeurt.
Benieuwd waarmee we je kunnen helpen? Laten we een kop koffie drinken!
Wij zijn benieuwd naar de uitdagingen, verhalen en ambities van jouw organisatie. We vinden het inspirerend en motiverend om hierover met je te sparren. Wie weet kunnen we je verbinden aan organisaties die voor jou relevant zijn. Hoe dan ook delen we graag onze ervaringen en inzichten, kansen en lessen uit de praktijk.
