Procesoptimalisatie is het verbeteren van bedrijfsprocessen voor maximale efficiëntie en effectiviteit. Altijd met oog voor de klant, de medewerker en de organisatie. Op basis van de al meer dan 20 jaar bewezen Leanent verbetermethodiek begeleidt Leanent managers en teams bij het verbeteren van efficiëntere werkprocessen. Door vanuit verschillende disciplines te werken aan een gezamenlijk doel, worden in korte tijd zowel heel concrete procesresultaten als belangrijke teamresultaten geboekt.
Leanent voert procesoptimalisatie door op de gehele keten, ‘end-to-end’ van klant tot klant. Of het nu gaat om complexe supply chains, administratieve processen of projecten: samen efficiënter werken geeft energie en effect. Uitzoomen, anders kijken, spelregels veranderen en samen de best bekende manier vaststellen. Een nieuw niveau als springplank voor effectief continu verbeteren. Zowel in de in maakindustrie, dienstverlening als andere sectoren zoals de zorg en de bouw.
Hoe pakken wij lean procesoptimalisatie aan?
Met procesoptimalisatie werken we aan het realiseren van een zo kort mogelijke doorlooptijd met behoud of verhoging van kwaliteit. Dit doen we vanuit Lean principes zoals gestandaardiseerde werkmethoden, flow, pull en continu verbeteren. De aanpak die wij hanteren voor procesoptimalisatie is succesvol gebleken in elk type proces binnen alle denkbare branches.
In onze aanpak voor procesoptimalisatie werken we naar het gestructureerd oplossen van onderliggende problemen. We doen dit door met procesoptimalisatie modellen als Value stream mapping en Kaizen. Deze verschillende methodologieën helpen om complexe vraagstukken terug te brengen naar eenvoudige oorzaak-gevolg relaties. Door procesoptimalisatie op deze manier aan te pakken, ervaren teams dat veel verbetering in de eigen invloedsfeer ligt.
Stappen voor een succesvolle procesoptimalisatie
Bij het optimaliseren van processen is het goed om een aantal stappen te doorlopen. Hiermee kun je zeker zijn van een doelgerichte aanpak en het maximaliseren van de impact.
1. Selectie van het proces
Selecteren van de processen die het meeste impact hebben op de organisatie en het meeste potentieel bieden voor verbetering.
2. Beschrijven of visualiseren
Nadat de belangrijkste processen zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het gedetailleerd beschrijven of visualiseren van deze processen. Dit kan door middel van stroomdiagrammen zoals het visgraatdiagram.
3. Analyseren van knelpunten
De analyse omvat het identificeren van stappen die onnodige vertragingen veroorzaken of stappen die vaak tot fouten leiden. Tijdens deze fase is het belangrijk om data te verzamelen over de huidige prestaties van het proces, zoals doorlooptijden, kosten en kwaliteitsindicatoren.
4. Procesoptimalisatie
Na het identificeren en implementeren van verbeteringen, is het belangrijk om de prestaties van het proces te blijven monitoren en regelmatig te herzien. Dit zorgt ervoor dat het proces blijft voldoen aan de veranderende behoeften van de organisatie en haar klanten.
Procesoptimalisatie volgens Lean of Six Sigma
Bij procesoptimalisatie volgens Lean of Six Sigma benaderingen, draait het om het maximaliseren van efficiëntie en effectiviteit. Lean en Six Sigma hebben beide een unieke focus en methodologie.
Lean procesoptimalisatie
Lean procesoptimalisatie richt zich op het elimineren van verspilling in processen, het standaardiseren van werkmethoden en het stimuleren van een continue productiestroom, gedreven door klantvraag. Continu verbeteren, of Kaizen, speelt een centrale rol in Lean. Lean identificeert specifiek acht soorten verspillingen: overproductie, wachttijd, onnodig transport, overmatige verwerking, voorraadoverschotten, onnodige bewegingen, defecten, en onbenut talent. Door deze verspillingen te minimaliseren, streeft Lean naar het verhogen van de waarde voor de klant door minder middelen te gebruiken. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie maar verhoogt ook de werknemerstevredenheid en klanttevredenheid door gestroomlijnde processen.
Procesoptimalisatie volgens Six Sigma
Six Sigma focust op het verminderen van variabiliteit en het verbeteren van kwaliteit met statistische methoden en de DMAIC-aanpak (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), strevend naar minimale defecten. Deze methodiek is data-gedreven en vereist nauwkeurige data-analyse om problemen te identificeren en te elimineren. Six Sigma-projecten zijn vaak gekenmerkt door een gestructureerde aanpak waarin Black Belts en Green Belts een belangrijke rol spelen. Deze experts leiden projectteams door complexe problemen om niet alleen de kwaliteit te verbeteren, maar ook om significante kostenbesparingen te realiseren. Six Sigma is bijzonder effectief in omgevingen waar de minimale foutmarge cruciaal is, zoals in de productie en in de financiële dienstverlening.
Verschil tussen procesoptimalisatie en automatisering
Procesautomatisering is een onderdeel van procesoptimalisatie. Procesautomatisering verwijst naar het gebruik van technologie om handmatige stappen in een bedrijfsproces te vervangen door geautomatiseerde systemen. Dit verhoogt de efficiëntie en kan aanzienlijk bijdragen aan kostenbesparingen. Procesautomatisering maakt vaak gebruik van softwaretoepassingen, AI, en robotica om taken uit te voeren die anders door mensen zouden worden gedaan.
Procesautomatisering wordt bijvoorbeeld in de industrie toegepast bij een geautomatiseerde verpakkingslijn in een voedselfabriek. In het traditionele proces zouden werknemers handmatig voedselproducten sorteren en verpakken. Met procesautomatisering wordt deze verpakkingslijn uitgerust met geavanceerde machines en robots. Deze machines kunnen automatisch verschillende soorten voedselproducten detecteren en ze vervolgens nauwkeurig in de juiste verpakkingen plaatsen.
Veelgestelde vragen procesoptimalisatie
Hoe identificeren je welke processen binnen de organisatie het meest geschikt zijn voor optimalisatie?
Bij procesoptimalisatie volgen we vier stappen: eerst selecteren we processen die een grote impact hebben en veel verbeterpotentieel bieden. Vervolgens beschrijven en visualiseren we deze processen gedetailleerd, bijvoorbeeld met stroomdiagrammen, om duidelijkheid te scheppen. Daarna analyseren we het proces om vertragende stappen of frequente foutbronnen te identificeren, gebruikmakend van data zoals doorlooptijden en kwaliteitsindicatoren. Tot slot implementeren we de verbeteringen en monitoren we continu de prestaties, waarbij we aanpassingen maken om te verzekeren dat het proces blijft voldoen aan de organisatorische behoeften en klantverwachtingen.
Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij het implementeren van procesoptimalisatie?
- Weerstand tegen verandering: Een van de grootste hindernissen is vaak de weerstand tegen verandering bij medewerkers. Mensen zijn gewend aan hun manieren van werken en kunnen sceptisch of angstig zijn over nieuwe processen en systemen die hun dagelijkse routines verstoren.
- Gebrek aan duidelijke doelstellingen: Zonder helder gedefinieerde en meetbare doelen kan het moeilijk zijn om de voortgang en effectiviteit van procesoptimalisatie te evalueren. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over wat de optimalisatie moet bereiken.
- Onvoldoende betrokkenheid van het management: Voor succesvolle procesoptimalisatie is steun en betrokkenheid van het hoger management essentieel. Als leiders niet volledig betrokken zijn of de voordelen niet inzien, kan dit de implementatie en het enthousiasme van andere medewerkers beïnvloeden.
- Onvoldoende middelen: Procesoptimalisatie vereist vaak zowel financiële als personele middelen. Een tekort aan deze middelen kan de uitvoering van de nodige verbeteringen vertragen of zelfs verhinderen.
- Complexiteit van processen: In grote organisaties kunnen de processen zeer complex zijn met veel onderlinge afhankelijkheden. Het vereenvoudigen of aanpassen van deze processen kan een uitdagende taak zijn die zorgvuldige planning en coördinatie vereist.
- Gebrek aan expertise: Soms beschikken organisaties niet over de interne expertise die nodig is om effectieve procesoptimalisatie te implementeren. Dit kan het noodzakelijk maken om externe consultants in te huren, wat de kosten kan verhogen en afhankelijkheden kan creëren.
Hoe meet en evalueer je de effectiviteit van doorgevoerde procesverbeteringen op lange termijn?
Om de effectiviteit van procesverbeteringen op lange termijn te beoordelen, is het cruciaal om vooraf duidelijke prestatie-indicatoren zoals doorlooptijd en kostenbesparing vast te stellen. Een nulmeting voor de implementatie biedt een basislijn voor toekomstige vergelijkingen. Door deze indicatoren continu te monitoren en regelmatig te evalueren, bijvoorbeeld jaarlijks, kun je vaststellen of de verbeteringen de gewenste resultaten opleveren. Feedback van medewerkers en stakeholders integreren geeft inzicht in praktische effecten. Vergelijken met industriestandaards helpt ook om de concurrentiepositie te beoordelen en noodzakelijke aanpassingen te identificeren.
Benieuwd waarmee we je kunnen helpen? Laten we een kop koffie drinken!
Wij zijn benieuwd naar de uitdagingen, verhalen en ambities van jouw organisatie. We vinden het inspirerend en motiverend om hierover met je te sparren. Wie weet kunnen we je verbinden aan organisaties die voor jou relevant zijn. Hoe dan ook delen we graag onze ervaringen en inzichten, kansen en lessen uit de praktijk.
